Effecta

Om een nieuw communicatiesysteem succesvol te laten zijn wil je dat de oplossing door de gehele organisatie wordt gebruikt en geaccepteerd. Waarom gaat dit in de ene organisatie beter en sneller dan in de andere? Of waarom omarmt de ene afdeling of medewerker het systeem volledig en de andere juist niet?

De zes factoren die van invloed zijn op de acceptatie van een nieuw communicatiesysteem:

  1. Ervaringen met eerdere vernieuwingen
    Negatieve ervaringen met eerdere vernieuwingen kunnen een negatief effect hebben op de implementatie van een nieuw product. In dit geval is het aan te bevelen in kaart te brengen, waarom deze ervaringen negatief zijn, en in welk opzicht. Het omgekeerde kan ook het geval zijn, ook dan is het belangrijk te weten waarom de ervaringen positief zijn en in welk opzicht. De resultaten kunnen dan worden meegenomen in de implementatie van het nieuwe product.

  2. Werkklimaat, sfeer en verhoudingen
    Het werkklimaat, de sfeer en de onderlinge verhoudingen kunnen tevens van invloed zijn op het welslagen van de implementatie. Als bijvoorbeeld geen fouten worden geaccepteerd binnen een organisatie (of dit komt zo over op de werknemers), zullen werknemers minder snel iets nieuws accepteren. Dit omdat zij bij het ‘oude vertrouwde’ weten wat zij moeten doen, en de kans op fouten dus minder is dan bij een nieuw product/project.

  3. Rol van de leiding
    De rol van de leiding/management is van grote invloed op de implementatie. Wanneer het management niet aan de vernieuwing meedoet, of laat merken er volledig achter te staan, zullen de werknemers niet gemotiveerd zijn er mee aan de slag te gaan. Het management moet het ‘goede voorbeeld’ geven.

  4. Wijze van besluitvorming
    De manier waarop besluiten worden genomen binnen een organisatie kan ook van invloed zijn op de implementatie. Wanneer besluiten worden genomen over veranderingen zonder dat de betrokken werknemers daarvan op de hoogte zijn, kan de weerstand groot zijn. De implementatie wordt dan bemoeilijkt. Dit betekent niet de betrokken werknemers persé bij de besluitvorming zelf betrokken moeten worden, maar wel dat zij op de hoogte worden gebracht van een op handen zijnde verandering, en waarom die verandering er komt.

  5. Beschikbare faciliteiten
    Wat de beschikbare faciliteiten betreft, moet worden gedacht aan faciliteiten die voor het nieuwe product nodig zijn om het product goed te laten werken. Maar ook aan bijvoorbeeld ondersteuning.

  6. Interne samenwerking, taakverdeling en informatie-uitwisseling
    Wanneer de interne samenwerking, taakverdeling en informatie-uitwisseling in een organisatie goed en duidelijk is, heeft dit een positief effect op de implementatie.